Prohlášení společnosti WILO CS, s.r.o. o ochraně osobních údajů

Upozornění k ochraně osobních údajů WILO CS, s.r.o.

Prostřednictvím následujících informací bychom vám rádi poskytli přehled o zpracování vašich osobních údajů společností WILO CS, s.r.o. a o vašich právech podle zákona o ochraně osobních údajů. Které údaje jsou podrobně zpracovávány a jak jsou používány, závisí na uzavřeném smluvním vztahu nebo jiných dohodnutých službách a činnostech.

Správce údajů

WILO CS, s.r.o.

Obchodní ulice č.p. 125

Čestlice

PSČ 251 01

Telefon: +420 234 098 711

E-mail: info.cz@wilo.com

Web: www.wilo.cz

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

WILO CS, s.r.o.

Obchodní ulice č.p. 125

Čestlice

PSČ 251 01

Pověřenec pro ochranu osobních dat: Tomáš Klíma

E-mail: tomas.klima@wilo.com

1. Použití údajů

Zpracováváme osobní údaje, které obdržíme od našich zákazníků, poskytovatelů služeb nebo jiných třetích stran v rámci našeho obchodního vztahu. Kromě toho zpracováváme v rozsahu nezbytném pro poskytování našich služeb osobní údaje, které získáme z veřejně přístupných zdrojů (např. internetu) přípustným způsobem nebo které nám byly předány jinými společnostmi skupiny Wilo nebo třetími stranami.

Mezi relevantní osobní údaje patří například:

- osobní údaje (titul, jméno, adresa a další kontaktní údaje) kontaktních osob zákazníků, poskytovatelů služeb či jiných třetích stran

- údaje o objednávkách (informace o objednávkách nebo platbách)

- údaje o vaší finanční situaci (kontroly bonity, např. SCHUFA)

- údaje o prodeji (historie nákupů)

- reklamní a marketingové údaje (zájmy, chování při klikání v e-mailech)

- údaje z dokumentace (protokoly konzultací)

- fotografie a videa

2. Účely zpracování a právní základy

Na základě souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR)

Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro určité účely (např. newslettery, marketingové průzkumy, cookies nad technicky nezbytné), je zákonnost tohoto zpracování založena na vašem souhlasu. Každý udělený souhlas můžete kdykoli odvolat, aniž by to ovlivnilo zákonnost zpracování uskutečněného před odvoláním.

Na základě plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR)

Údaje zpracováváme za účelem plnění našich smluvních závazků – např. dodávky zboží, servisní služby, poradenství – a pro kroky před uzavřením smlouvy na váš požadavek.

Na základě zákonné povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR)

Jako společnost podléháme povinnostem vyplývajícím z obchodních, daňových, účetních předpisů a zákona o praní špinavých peněz (AML). V rámci toho provádíme kontroly totožnosti, kontroly úvěruschopnosti a další zákonem vyžadované úkony.

Na základě oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR)

Zpracování je nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů nebo oprávněných zájmů třetích stran, např.:

- IT bezpečnost (šifrování, firewally, kamerový dohled)

- optimalizace provozních a obchodních procesů (včetně využití AI)

- profilování pro personalizaci nabídek a analýzy trhu

- prevence a vyšetřování podvodů či trestné činnosti

- řízení rizik ve skupině Wilo

- uplatňování právních nároků a obrana v právních sporech

- ochrana majetku a budov (kontroly přístupu)

3. Cookies a webové prvky

Cookie banner: Před aktivací analytických či marketingových cookies se zobrazí banner s podrobnými kategoriemi. Žádné non-essential skripty (GA, Vimeo, YouTube, remarketingové pixely) se nespustí bez vašeho opt‑in.

Správa souhlasu: Nastavení můžete kdykoli změnit v odkazu „Nastavení cookies“.

Externí prvky (iFrame): YouTube, Mapy a další integrováno až po souhlasu; upozorňujeme na přenos IP a možné zpracování třetími stranami.

4. Newsletter a registrace

Newsletter: Pouze na základě vašeho výslovného souhlasu (opt‑in). Shromažďujeme e‑mail, IP, čas souhlasu. Statistiky (otevření, kliknutí) uchováváme 3 měsíce, data do odvolání souhlasu.

Registrace: Při registraci sbíráme jméno, e‑mail, adresu, datum narození (volitelné). Údaje uchováváme 2 roky od poslední aktivity + 14 dní zálohu.

5. Přístupové logy a webová analytika

Přístupové logy: IP, datum, čas, URL, user-agent pro technickou bezpečnost. Uchování 14 dní, poté anonymizace/eliminace.

Webová analytika: GA anonymizuje IP, nespojovat s jinými osobními údaji. Možnost opt-out.

6. Příjemci údajů a přenos

Sdílení v rámci skupiny WILO: Vaše osobní údaje můžeme předávat a sdílet se společnostmi ve skupině WILO (včetně mateřské společnosti WILO SE a dceřiných společností v EU), za účelem centralizace služeb, správy IT a optimalizace obchodních procesů. Tyto přenosy probíhají na základě interních smluvních ujednání a standardních smluvních doložek GDPR (čl. 46) nebo na základě rozhodnutí EK o odpovídající ochraně.

Příjemci mimo skupinu:

• Interní oddělení: IT, logistika, marketing, právní, účetní.
• Externí třetí strany: poskytovatelé IT služeb, tisk, služby pro vymáhání pohledávek, konzultace, marketingové agentury.
• Veřejné orgány: daňové a soudní úřady, orgány činné v trestním řízení – pouze při zákonné povinnosti.

Přenos do třetích zemí: Data mohou být předána poskytovatelům s výkonem činností, jejichž sídlo nebo datová centra jsou mimo EU/EHP. Přenos je povolen na základě:

• rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (čl. 45 GDPR), nebo
• standardních smluvních doložek přijatých EK (čl. 46 GDPR), nebo
• jiných schválených záruk (např. schválené kodexy chování, schválené certifikace).

7. Bezpečnost a DPIA

Používáme technická (šifrování, firewally, přístupová práva) a organizační opatření (interní směrnice, školení). Pro profilování a AI provádíme DPIA a uchováváme výsledky jako důkaz souladu.

8. Práva subjektů údajů

1. Přístup k osobním údajům
2. Oprava nepřesností
3. Výmaz (právo být zapomenut)
4. Omezení zpracování
5. Přenositelnost údajů
6. Odvolání souhlasu (do budoucna)
7. Námitka proti oprávněnému zájmu
8. Nesouhlas s automatizovaným rozhodováním a profilováním

Žádosti o uplatnění práv zasílejte na dataprivacy.cz@wilo.com

9. Dohledový úřad

Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

10. Zvláštní kategorie údajů a děti

Citlivé údaje (rasový původ, zdravotní stav, náboženské vyznání apod.) zpracováváme pouze po vašem explicitním souhlasu. Osoby mladší 16 let mohou své údaje poskytnout jen se souhlasem rodičů nebo zákonných zástupců.

11. Dokumentace zpracování (ROPA)

Vedené záznamy o zpracování jsou k dispozici pověřenci (DPO) a ÚOOÚ na vyžádání.

12. Nábor a pohovory

Zpracováváme osobní údaje uchazečů o zaměstnání, zejména životopisy, motivační dopisy, informace o vzdělání a praxi, data z pohovorů (včetně audio/video záznamů, pokud je výslovně dohodnuto) a reference. Tato data zpracováváme pro účely:

• výběru kandidátů a rozhodnutí o přijetí,
• plnění zákonných povinností (dokumentace náboru),
• ochrany právní zodpovědnosti (např. v případě diskriminačních nároků).

Právní základ:

• oprávněný zájem (čl. 6 1 f GDPR) – pro řízení výběru zaměstnanců,
• plnění předběžných opatření před uzavřením pracovní smlouvy (čl. 6 1 b GDPR).

Doba uchovávání:

• pokud nejste vybráni, uchováme vaše údaje maximálně 6 měsíců od ukončení náborového procesu (právní lhůty pro připomínky),
• pokud se stanete zaměstnancem, data se stanou součástí personální agendy podle vnitřních předpisů.

13. Hlášení narušení bezpečnosti

V případě narušení zabezpečení osobních údajů provedeme okamžité kroky k identifikaci a omezení incidentu, oznámíme to Úřadu pro ochranu osobních údajů do 72 hodin a pokud hrozí vysoké riziko pro práva a svobody subjektů, informujeme dotčené osoby.

14. Seznam zpracovatelů

Detailní seznam našich hlavních zpracovatelů a sub‑zpracovatelů (např. Google Workspace, Mailchimp, AWS) je na vyžádání.

15. Automatizované rozhodování

Využíváme profilování a automatizované nástroje (např. AI pro předzpracování životopisů). Můžete požádat o manuální přezkum rozhodnutí a vznést námitku proti automatizovanému zpracování.

16. Účetní daňové archivy

Účetní doklady a daňové záznamy uchováváme v souladu s daňovými předpisy po dobu 10 let.

17. Zpracování údajů z kamer (trestná činnost)

Zpracování kamerových záznamů neslouží k rozpoznávání tváří ani k automatickému vyhodnocování trestné činnosti. Záznamy slouží výhradně k ochraně majetku a vyšetřování incidentů a nejsou sdíleny bez soudního příkaz.

Váš kontakt pro další informace

Máte-li jakékoli dotazy nebo potřebujete další informace o ochraně osobních údajů ve společnosti Wilo, kontaktujte

E-mail: dataprivacy.cz@wilo.com

Email: tomas.klima@wilo.com

Stav březen 2025

Rádi bychom upozornili, že toto prohlášení může být v budoucnu doplněno nebo změněno z důvodu právních nebo jiných požadavků. Proto se prosím pravidelně informujte o aktuálním stavu.